Des fournitures administratives aux couleurs de votre entreprise

3 fournitures administratives indispensables à votre communication

Tampons encreurs, bordereaux de facture, bons de livraisons, bons de commandes, chemises à rabat, etc. : vous utilisez ces articles de bureau lors de vos interactions avec vos clients et vos partenaires. Pourquoi ne pas en profiter pour promouvoir votre entreprise et son image de marque en optant pour des fournitures de bureau publicitaires ?

Voyons ensemble de quelle façon trois supports administratifs essentiels (les tampons encreurs, les bons de livraison et les chemises à rabat) sont susceptibles de devenir des supports de communication aussi subtils qu’efficaces au service de votre entreprise.

Les tampons encreurs: une fourniture administrative multifonction

 Les tampons encreurs vous permettent de valider, d’authentifier les documents importants en indiquant les coordonnées de votre entreprise, le cachet de votre service administratif ou encore la date du jour. De nombreux documents officiels requièrent par exemple la signature du dirigeant et le tampon de l’entreprise. Il en va ainsi des contrats commerciaux, des conventions de partenariat, d’une partie des documents RH, etc. Les tampons encreurs sont par conséquent des fournitures administratives essentielles. Ce sont également des outils commerciaux redoutables, par exemple pour remplir rapidement de façon personnalisée les cartes de fidélité de vos clients.

Tout en incluant toutes les informations nécessaires, vos tampons encreurs sont des vecteurs de communication de votre image de marque. Ce sont des fournitures administratives absolument personnalisables dont chaque caractéristique est susceptible de refléter votre identité graphique.

• La forme

Nous vous proposons des tampons encreurs de formes variées. Rectangulaire, ces fournitures administratives offrent une image conventionnelle, formelle et sobre. Le tampon de forme ronde est idéal pour apposer votre logo. Le tampon de forme carrée est quant à lui plus original et plus personnel.

• La taille de plaque de texte

Chez Copymage, vous pouvez choisir entre 5 tailles de tampons (26 x 9 mm, 38 x 14 mm, 58 x 22 mm, 64 x 26 mm, 70 x 25 mm). En fonction de la taille, vous pourrez disposer votre texte sur 3 à 7 lignes.

• La couleur de l’encre

Trois couleurs sont disponibles : noir, bleu et rouge. Ces trois couleurs n’envoient pas le même message. Utiliser du rouge pour un tampon « URGENT » fait sens, en revanche, il serait surprenant de choisir cette couleur pour une fourniture administrative indiquant les coordonnées de votre entreprise. Notez que l’encre des tampons encreurs que nous proposons sont toutes indélébiles.

A partir de ces informations, vous pouvez créer des tampons encreurs adaptés aux usages que vous souhaitez en faire, mais également à votre clientèle, à vos partenaires professionnels.

Les bons de livraison autocopiants: des fournitures administratives omniprésentes

Les bons de livraison sont ces documents qui tracent la prise en charge, le transport et la livraison de marchandises. Ils clarifient les relations entre fournisseur, transporteur et client. Ils attestent de la réception des marchandises dans les conditions convenues (date, contenu, etc.). Ces fournitures administratives ont donc une valeur juridique importante, notamment en cas de conflit entre le vendeur et l’acheteur.

Il est par conséquent essentiel de concevoir les bons de livraison de votre entreprise de façon à ce qu’ils puissent comporter toutes les informations nécessaires : les produits concernés, les dates et heures de livraison, l’adresse de l’acheteur, un espace pour lui permettre de signer, etc. Pourtant, de nouveau, les bons de livraison sont des fournitures administratives qui méritent également d’être personnalisées de façon à refléter l’identité de votre entreprise.

• Sur l’exemplaire qui sera remis à vos clients :

Les coordonnées de votre entreprise doivent apparaître clairement et lisiblement. Le bon de livraison se transformera alors en une sorte de carte de visite qui permettra à votre client de vous recontacter aisément. De même, n’hésitez pas à y faire figurer le logo de votre entreprise, qui rendra cette fourniture administrative reconnaissable au premier coup d’œil.

• Sur la couverture du bloc

La couverture de cette fourniture administrative est elle-aussi entièrement personnalisable. Constituée d’une feuille semi-cartonnée qui protège les bons de livraison autocopiants, cette couverture constitue un espace de communication disponible. Vous pouvez choisir de l’orner des couleurs de votre entreprise, d’y apposer votre logo ou tout autre élément qui permettra de vous identifier sans effort.

Notez que ces éléments sont également valables pour d’autres types de fournitures administratives telles que les bons de commande ou les factures. En coordonnant l’ensemble de vos fournitures administratives à l’identité de votre entreprise, vous démultipliez ces canaux de communication douce en direction de vos clients et prospects !

Les chemises à rabat: des fournitures administratives ambassadrices de votre marque

 Utilisées pour classer, transporter ou transmettre des documents, les chemise à rabat font partie des fournitures administratives utilisées dans le plus grand nombre de secteurs d’activité.

• En interne, elles vous permettent d’ordonner vos factures, de ranger les courriers importants, de regrouper aux même endroit les différents éléments relatifs à un projet.
• En externe, les chemises à rabat vous permettent de réunir de façon élégante les brochures relatives à votre entreprise à destination d’un prospect ou encore les différents éléments d’une commande à votre client.

Ces fournitures administratives sont utiles dans tous les aspects de votre vie professionnelle et peuvent, en plus, devenir les ambassadrices de votre entreprise auprès de tous vos interlocuteurs. Lorsque vous remettez une chemise à rabat aux couleurs de votre entreprise à votre partenaire commercial ou à votre prospect, vous donnez de votre entreprise une image professionnelle. L’attention portée aux détails inspirera confiance à votre clientèle, vous projetez ainsi l’image d’une entreprise organisée, structurée, cohérente.

La personnalisation de cette fourniture administrative peut s’opérer au travers de plusieurs choix :

• Le format : vous pouvez opter pour un format A4, classique, qui est le format le plus répandu car c’est celui qui permet d’y glisser un document de taille standard sans le plier. Chez Copymage, nous vous proposons également un format A5 (21 x 14,8 cm), plus facile à prendre en main et à transporter – plus original également!
• Le nombre de volets : vous aurez le choix entre une chemise à 2 volets (composé de 4 faces personnalisables) et une chemise à 3 volets (composée de 6 faces personnalisables). La deuxième option est plus encombrante mais offre davantage d’espace utile pour communiquer sur vos produits et vos services par exemple.
• L’encoche pour cartes de visite : il s’agit d’un détail très professionnel qui vous permet immédiatement de marquer le standing de votre entreprise auprès de vos prospects. Cette encoche vous permet de glisser votre carte de visite dans la chemise. Votre client aura ainsi vos coordonnées à porter de main sans risque que la chemise à rabat ne soit abîmée par une agrafe.

D’autres finitions telles que le pelliculage et le rainage donneront un style spécifique à ces fournitures administratives et traduiront ainsi l’esprit de votre entreprise.

Les fournitures administratives, une fois personnalisées, constituent donc des vecteurs de communication discrets mais efficaces qu’il est important de ne pas négliger. Par ailleurs, pour avoir une communication tout à fait cohérente, nous vous suggérons de procéder de même avec les autres éléments de papeterie que nous mettons à votre disposition :

• Enveloppes
• Étiquettes adresse
• Calendrier mural
• Bloc note
• Cartes de vœux
• Marque page
• Papier à en-tête
• Sous-main publicitaire
• Tête de lettre

Questions fréquentes sur les fournitures administratives

 Comment fonctionne un carnet autocopiant ?

Les bons de livraison, les bons de commande, les carnets de facturation sont des fournitures administratives qui sont généralement conçues sous forme de carnet autocopiant. En effet, au cours de ces différentes opérations, vous devrez remettre un duplicata du document à différentes personnes : le client, le transporteur, le service de comptabilité, etc. Pour vous éviter de devoir rédiger plusieurs fois le même document, nous vous invitons à opter pour des carnets autocopiants. Il s’agit de fournitures administratives constituées d’une feuille classique et de plusieurs feuilles enduites d’un produit réagissant à la pression. Ainsi, une fois placé un carton dur sous ces feuilles, en écrivant au stylo à bille sur la première feuille, vous obtiendrez des duplicatas parfaits dans le nombre d’exemplaires nécessaires. Lors de la conception de ces fournitures administratives autocopiantes, nous vous invitons à choisir le nombre de feuilles autocopiantes dont vous aurez besoin : deux, trois, peut-être davantage ?

Quelles sont les mentions légales obligatoires sur un bon de livraison ?

Vous avez décidé de personnaliser vos bons de livraison ? Excellente idée! Prenez quelques instants pour vérifier que ces fournitures administratives  respectent les normes fixées par la législation française avant d’en lancer l’impression.

Voici les mentions légales obligatoires pour un bon de livraison :

• Le numéro RCS et le lieu d’immatriculation de la société
• L’adresse de son siège social
• Le nom et la forme juridique de l’entreprise
• Le montant de son capital social

Par ailleurs, il est utile de faire figurer sur vos bons de livraison :

• Les coordonnées complètes du destinataire et de l’expéditeur
• Le numéro de la commande
• Les dates d’achat et de livraison convenue
• La description complète de la marchandise livrée

Enfin, ces fournitures administratives devront comporter un espace permettant aux clients de signer et de faire part de ses remarques (objet endommagé, erreur de marchandise, etc.).

Comment préparer le fichier pour l’impression de chemises à rabat ?

Lors de la création de ces fournitures administratives, nous vous proposons d’utiliser le  que nous mettons à disposition sur notre site. Ce gabarit permet de visualiser les dimensions de la chemise et les contraintes techniques à respecter lors de sa conception.

Soyez attentif aux spécifications techniques de ces fournitures administratives que nous précisons concernant les marges tournantes :  elles seront différentes selon le modèle de chemise choisi.

A réception de votre fichier, nous prendrons le temps de le vérifier gratuitement.  Et, ne vous inquiétez pas, en cas d’erreur, nous vous contacterons pour trouver des solutions avec vous !